Pour envoyer des mails avec beaucoup de destinataires, il arrive que certains mails n’arrivent pas chez le destinataire.
Le problème est très rarement dû au fournisseur de messageries expéditeur, mais plutôt au fournisseur de messagerie (le FAI) du destinataire qui considère à tort le message comme du spam (courriel non désiré) en analysant le contenu du message et les pratiques d’envois.
Parmi les explications à ce phénomène, les nouvelles politiques de filtrage plus drastiques mises en place par les FAI. Les mails sont analysés comme étant des spams par le filtre du destinataire alors qu'ils n'en sont pas.
Il faut s'assurer que les messages sont syntaxiquement corrects et que vous n'utilisez pas de mécanismes qui puissent être confondus avec certaines méthodes de spammeurs.
Pour éviter que cela ne se produise, la solution est de suivre les bonnes pratiques :
communiquer uniquement auprès de contacts 100% opt-in (désirant vraiment recevoir votre mail),
préférer des envois ciblés à des envois en masse,
gérer les rejets / bounces (messages rejetés temporairement- code d'erreur 4xxx - ou de manière permanente - code 5xx ),
maintenir une bonne hygiène de base (gestion des adresses injoignables, inexistantes ou incorrectes, adresses dupliquées ou adresses pièges),
diffuser un contenu pertinent correspondant aux attentes des contacts.
Une bonne délivrabilité dépend du contenu du mail et de l'analyse de ce contenu par le filtre anti-spam du FAI du destinataire, parfois ces filtres sont extravagants...
Voici les bonnes pratiques à respecter pour améliorer votre taux de délivrabilité.
Liste des actions à mener :
Listes bien maintenues - Maintenez vos listes d'adresses à jour et supprimez les adresses inexistantes ou incorrectes. Nettoyez régulièrement vos listes de contacts en supprimant manuellement ceux qui vous demandent de ne plus leur envoyer de messages, ceux qui vous ont identifié comme spam, ceux dont l’adresse e-mail n’existe plus ou est incorrecte. = > lisez les messages d'erreur ou de rejet temporaires (code 4xxx) ou permanents (code 5xx) (les bounces). Ces messages se trouvent dans les mails d'avis de rejet souvent en pièce jointe. Si vous ne comprenez pas l'anglais, passez-le dans un traducteur (ex : deepl.fr ) ou faites des recherches sur le net avec le code d'erreur et la phrase qui suit pour en comprendre la signification . Exemple : 544 Host or domain name not found = Hôte ou nom de domaine introuvable => l'adresse est incorrecte on peut supprimer l'adresse
Opt-in, Demandez l’accord des destinataires : avant d’envoyer un e-mail - Demandez toujours le consentement de vos destinataires avant de leur envoyer un email.
Lien de désabonnement : proposez des liens de désinscription à vos listes (obligation légale) - le lien de désinscription évite que votre e-mail soit considéré comme suspicieux par les filtres anti-spam. Mieux vaut avoir quelques désinscriptions que finir en spam = > Solution : Ajoutez un lien de désabonnement dans le pied de page de vos mails envoyés par la liste .
Fréquence des envois : n'envoyez pas trop de mails via vos listes, sinon vos destinataires vous marqueront comme spam.
Sujet/Objet de l’e-mail : certaines pratiques auront des conséquences négatives sur la dérivabilité de vos messages : évitez les mots trop attractifs: gratuits, promo, urgent, promotion, jeu, argent, les pourcentages, les chiffres, les majuscules, et les points d'exclamation à répétition.
Contenu : Le contenu de votre email n'est pas bien formaté. Pensez à mettre un pied de page avec une adresse physique afin de prouver votre authenticité. Restez sobre dans votre mise en page. Surtout n’envoyez pas de message avec des contenus vides et juste une pièce jointe.
Images : si elles sont mal configurées, elles peuvent nuire à la bonne délivrabilité - Abandonnez l’idée d’utiliser une seule grande image pour le contenu.
Normes HTML : respectez les normes HTML pour l’e-mailing. Pensez également à la version texte de votre email.
Pièces jointes : un e-mail contenant uniquement des pièces jointes ou des images aura de fortes chances d’être considéré comme spam. Évitez des pièces jointes dans un emailing de masse. = > Solution : Mettez un lien vers la ressource en ligne, un fichier sur votre site ou dans votre espace de cloud ou via un serveur d'envoi de gros fichier (https://framadrop.org )
Liens : vérifiez que les liens - adresse web - URL sont correctes . Si un lien n'est pas correct ou redirige vers un site différent de son adresse les filtres anti-spam vont trouver cela suspect, ex http://www.toto.com a pour lien http://www.tata.com vous fera considérer comme spam. Attention les services commerciaux de listes vous proposent une surveillance des liens cliqués par vos destinataires, cela n'est possible qu'en modifiant les liens de votre mail pour qu'ils transitent par leurs serveurs, cette transformation de liens favorise le classement en spam de votre mail. = > Solution : Rectifiez ces liens et demandez à vos correspondants d'approuver les mails en provenance de votre adresse mail ou mieux de votre domaine (réglage dans les paramètres de leur service de mail)
limitez le nombre de destinataires : certains fournisseurs de boites bloquent les mails ayant trop de destinataires, évitez si possible de dépasser le nombre de 20 et si vous envoyez à une liste, ne rajoutez pas d'autres destinataires.
Édition de la signature de Roundcube avec lien de Désabonnement
Nous vous proposons d’ajouter un lien de désabonnement quand vous envoyer un mail en masse à beaucoup de destinataires dans la signature de votre profil.
Pour cela, une fois connecté sur votre interface Roundcube, dans la colonne de droite, allez dans les Paramètres
Ensuite allez dans Identités
Éditez votre identité principale en ajoutant dans signature, tout en bas, la phrase :
« Pour vous désabonner de cette liste, il suffit de répondre à ce message avec le mot Désincription pour se désincrire. »
Sélectionnez la phrase « répondre à ce message avec le mot Désincription pour se désincrire » et cliquer sur le trombone pour ajouter un lien et dans le champ URL ajoutez « mailto:contact@monsite.tld?subject=Désinscription» (remplacez contact@monsite.tld par l'adresse mail), dans le champ Cible choisissez « Nouvelle fenêtre ».
Enregistrez le lien créé.
Vous pouvez aussi par la suite décider que cette identité n’est pas celle par défaut, elle ne serait alors utilisée que lorsque c’est nécessaire, c’est à dire quand il y a un envoi à plusieurs destinataires. Vous pouvez ajouter une autre identité dans votre courriel avec l’icône + Créer.
Remplissez les champs Nom, Organisation, ajoutez si besoin une Signature et enregistrez la nouvelle identité. Vous pouvez ensuite la définir par défaut.
En ajoutant une identité, vous pourrez ainsi la définir par défaut pour les autres envois mails courants qui ne seraient pas un envoi en masse. En écrivant un nouveau message vous pourrez choisir l’identité voulue.