Serveur mail :
Le "serveur de mail" est un serveur dont le rôle est de recevoir, de stocker et d’envoyer les e-mailspour les adresse dont il a la charge. Le serveur mail est basé sur le domaine principal qui peut être un sous-domaine comme yuno.domaine.fr.

- Le protocole d’envoi d’e-mail s’appelle "SMTP".

- Le protocole qui permet de consulter les e-mails s’appelle "IMAP ".
On ne peut interagir avec lui que par l’intermédiaire de "clients mails" ou "webmail".

De nombreux serveurs web sont mis en place à travers le monde par des fournisseur de service e-mail. En fonction du fournisseur choisit, le serveur mail de référence change.
Le "serveur mail de référence" est Le serveur officiellement identifié sur internet pour recevoir les e-mails. Tous les e-mails reçus passent uniquement par lui.
En cas de changement de fournisseur il est donc indispensable de changer la configuration des "clients mails" des collaborateurs afin de consulter le bon serveur mail de référence.

Client mail :
Le "client mail" est le logiciel qui récupère, affiche et permet l’édition des e-mails sur l’ordinateur.
Il n’envoie pas réellement les e-mails mais il permet à l’utilisateur d’interagir avec le "serveur mail" depuis son PC pour lui demander d’envoyer.
Il est configuré pour se connecter et se synchroniser régulièrement au serveur mail, afin de récupérer une copie locale des e-mails (IMAP).
Il peut se connecter à plusieurs serveurs, si par exemple on a plusieurs adresses e-mails hébergées chez des fournisseurs différents. On parle de "compte mail".
Il peut s’agir, par exemple, du logiciel open source Thunderbird. Ce logiciel est couramment appelé "boîte mail".

Webmail :
Le "webmail" est le logiciel qui permet d’accéder aux e-mails stockés sur le serveur, tout comme le "client mail". La différence est que le webmail est accessible "en ligne" depuis un navigateur web. Il n’est pas installé sur le PC. Cela permet d’accéder à ses e-mails depuis n’importe quel ordinateur, sans rien installer, grâce à ses identifiants.
Les fonctionnalités sont cependant plus restreintes qu’un client sur l’ordinateur.

Configurer le webmail "Roundcube" sur Yunohost

Avant de commencer le transfert, il faut configurer sa boîte mail sur Yunohost.

Yunohost dispose d’un webmail appelé "Roundcube". Celui-ci vous permet d’accéder à votre boîte mail depuis un simple navigateur internet.

Pour y accéder il faut passer par le portail utilisateur domaine.fr/yunohost/sso, puis choisir la tuile "Roundcube".

Lorsque vous ouvrez pour la première fois votre boîte mail Roundcube vous avez une fenêtre popup pour la configuration de votre adresse e-mail.

Votre adresse e-mail doit être configurée avec mon_identifiant@domaine.fr.

Dans cette fenêtre vous pouvez choisir le nom d'affichage de l'adresse e-mail, votre Nom et Prénom par exemple.
Vous pouvez aussi choisir un nom d'organisation et une signature.

Une fois cette étape terminée, vous pouvez passer à la migration.

Changement de serveur de mails : explications et étapes

Le service des e-mails va être géré par un autre serveur. Initialement géré par votre serveur actuel (ici nous avons pris comme exemple "OVH", mais cela peut être un autre), le service des e-mails va maintenant être géré par le serveur Yunohost chez Numéricoop. Cette opération va être faite à une date bien précise définie ensemble.

Serveur de mail actuel :

Il faut identifier quel est le nom du serveur des e-mails actuels, avant la migration. Par exemple pour OVH, suivant votre offre emails, ce sera imap.mail.ovh.net ou ssl0.ovh.net ou ex4.mail.ovh.net.

Avant la date de migration :

C’est ce serveur qui envoie et reçois les e-mails.

Après la date de migration :

Il ne recevra plus les nouveaux e-mails
Il pourra toujours envoyer des e-mails (jusqu’à une certaine limite)
Les e-mails existants seront conservés et consultables

Nouveau serveur de mail chez Numéricoop :

Le nouveau nom du serveur des e-mails est : yuno.domaine.fr

On y accède via le Webmail Roundcube, accessible via le portail utilisateur.
Il est bien sûr possible de configurer son client mail sur son PC.

avant la date de migration :

Il sera déjà accessible.
Il peut envoyer les e-mails mais ne les reçoit pas

après la date de migration :

C’est lui qui recevra tous les nouveaux e-mails
Il devra ensuite être le seul à les envoyer.

Récupération de l’historique des e-mails

L’historique des e-mails présents sur l’ancien serveur peut-être transféré vers le nouveau serveur grâce à l’outil présenté ci-dessous. L’arborescence des dossiers sera conservée. Il est possible de le faire avant la date de migration mais également après.

Méthode de transfert avec notre outil en ligne

Un outil est mis a disposition à cette adresse : https://imapsync.numericoop.fr

Ci-dessous les paramètres à utiliser ( pour cet exemple, nous imaginons un compte source d'un serveur OVH avec une adresse ex4.mail.ovh.net, à adapter ici suivant votre offre ) :

Paramètres "Compte Source" = serveur d’origine

Identifiant : mon_identifiant@domaine.fr

Mot de passe : mon_mot_de_passe

Serveur de courrier imap : ex4.mail.ovh.net

Paramètres "Compte de destination" = nouveau serveur

Identifiant* : nom_utilisateur

Mot de passe : mon_mot_de_passe

Serveur de courrier imap : yuno.domaine.fr

*Attention : l’identifiant de la boîte mail de destination n’est pas l’adresse e-mail, mais bien le nom d’utilisateur du portail utilisateur.

Ci-dessous un exemple de migration des messages d’un compte mail de "domaine.fr" (OVH) vers un compte mail de "yuno.domaine.fr".

Première synchronisation : Juste un test

Une première étape facultative, en cochant "Juste un test", qui montre ce qui va être fait en dessous dans un long journal avec un langage technique, mais qui permet de voir si tout se passe bien.

On lance ensuite le procédé avec le bouton vert "Sync ou Resync".

Deuxième Synchronisation : Uniquement les dossiers

Cette étape permet d'assurer une bonne correspondance des "dossiers spéciaux" de l'ancien et du nouveau serveur (dossiers : "entrants", "envoyés", " brouillons "...).

Vous pouvez décocher la case "Juste un test" et cocher la case "Juste créer les dossiers" qui va simplement créer la hiérarchie des dossiers sans synchroniser les messages. Cela veut dire que dans le webmail "Rouncube" du serveur, les dossiers venant du "client mail" d'OVH vont être créés avec la même arborescence (dossier, sous-dossier), mais les mails eux ne seront pas encore téléchargés.

On lance ensuite de nouveau le procédé avec le bouton vert "Sync ou Resync".

Quand la tâche est terminée, vous pouvez aller ensuite sur le Webmail Roundcube pour voir si les dossiers ont bien été créés ( pour cela suivez le paragraphe Paramètres des dossiers sur Roudcube ).

Troisième Synchronisation : Tous les messages

Une fois que vous êtes satisfait du résultat, vous pouvez décocher le bouton "Juste créer les dossiers" et lancer la synchronisation des messages en cliquant à nouveau sur le bouton vert "Sync ou resync".

Cela va migrer tous les messages dans les dossiers. La synchronisation peut prendre un peu de temps suivant la taille des boîtes mails. Vous pouvez à tout moment arrêter la synchronisation et la reprendre plus tard, il ne devrait pas y avoir de duplications.

Quand la synchronisation est terminée vous voyez ce message en-dessous

Paramètres des dossiers sur Roundcube

Les dossiers, autres que les principaux (Boîte de réception, Envoyés, Brouillons, Pourriels, Corbeille), ne vont pas apparaître, même s’ils sont bien présents.

Il vous faudra les activer dans "Paramètres", "Dossiers", en activant ou désactivant les coches sur la droite.

Vous pourrez aussi par la suite éditer votre identité (signature, etc) dans l'onglet Paramètres => Identités.

Si vous le désirez, vous pourrez aussi créer une autre identité avec un de vos alias si vous en avez créé auparavant dans l'édition de votre profil ( sous réserve que l'administrateur est activé cette fonctionnalité ).

Migrer son compte e-mail sur un serveur Yunohost avec Imapsync